TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

Mainostoimisto Reflex Oy
Y-tunnus 0700247-1
Satakunnantie 31
20300 Turku

Yleistä

Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, se edellyttää, että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet suojaamaan sitä. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein niitä käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien.

Mainostoimisto Reflex Oy käsittelee sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua käymään tällä sivulla aika ajoin.

Käyttämällä palvelujamme, verkkosivustoamme tai ottamalla meihin yhteyttä, hyväksyt sinua koskevien tietojen käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Mikäli et hyväksy näitä ehtoja, emme todennäköisesti pysty sinua myöskään palvelemaan.

Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat:

• sopimusvelvoitteidemme toteuttaminen
• oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen
• asiakasviestintä ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen
• liiketoimintamme kehittäminen
• palveluidemme kohdentaminen sinulle
• oikean ja luotettavan tiedon tallentaminen esimerkiksi varmuuskopioinnin kautta
  
  

Mitä henkilötietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä?

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Keräämme myös verkkosivustomme kävijätietoa Google Analytics -palvelun avulla, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi ja kohdentaa kävijöille relevanttia markkinointia.

Tyypillisesti saatamme saada suoraan sinulta seuraavia tietoja:

• yrityksen nimi ja y-tunnus
• yhteyshenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• titteli tai ammatti
• käynti- ja laskutusosoite
• käyttämääsi laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (esim. IP-osoite, kellonaika, selaintyyppi, päätelaitteen käyttöjärjestelmä, käydyt sivut ja niillä käytetty aika, sijainti, mistä verkko-osoitteesta sivustolle on tultu)
• evästeiden kautta kerättävät tiedot
• asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto

Suostumuksellasi käsiteltävät muut tiedot:

• Henkilötunnus
• Sukupuoli

Tietolähteinä toimivat muun muassa LinkedIn, Google Analytics ja sivustolla olevat web-lomakkeet. Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään rekisterinpitäjän asiakaskontaktien yhteydessä muun muassa puhelimitse, verkkopalvelussa sekä asiakastapahtumissa. Lisäksi liiketoiminnassa esimerkiksi uusien asiakkaiden hankintaan liittyen voimme käyttää esimerkiksi mediasta poimittuja nimiä, joihin voimme ottaa yhteyttä liiketoimintamielessä.

Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Saatamme käsitellä henkilötietojasi usealla eri perusteella. Käsittelemme tietojasi sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Käsittelemme myös henkilötietojasi oikeutetun etumme nojalla, joka on palveluidemme tarjoaminen ja liiketoimintamme harjoittaminen ja kehittäminen. Joitakin henkilötietoja saatamme käsitellä myös suostumuksesi nojalla.

Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä kolmansille?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytettyjen tietojärjestelmien osalta. Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti. Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Luovutetaanko tietojani EU:n ulkopuolelle?

Ohjelmien käyttöön tarvittavat palvelimet sijaitsevat pääasiassa EU- tai ETA-alueella tai EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa maissa, joissa EU-komissio on todennut tietosuojan olevan riittävällä tasolla. Tietoja voidaan palvelun toteuttamiseksi siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön siirtoperusteiden mukaisesti. Siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein (EU – US Privacy Shield -sertifikaatti). Mainostoimisto Reflex Oy ei luovuta asiakastietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.

Kauanko henkilötietojani säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen kannalta tai pidempään kuin sopimus tai laki sitä vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Pyrimme pitämään käsittelemämme henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja.

Miten tietojani säilytetään ja suojataan?

Tietojasi säilytetään palveluntarjoajamme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina, eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella kolmansille osapuolille. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Suojaamme henkilötietojasi käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojauskeinoja. Tällaisia keinoja ovat muun muassa ennakoiva ja reaktiivinen riskienhallinta, palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen sekä kulunvalvonnan ja turvallisuusjärjestelmien käyttö.

Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Jos et anna henkilötietoja tai salli niiden käsittelyä, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään toimintamme tarkoitusta. Jos et halua, että käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, pyydämme, että et toimita meille mitään tietoja.

Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijöille. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta. Lisätietoja Googlen yksityisyyskäytännöistä ja Google Analyticsin käytöstä: https://support.google.com/analytics/answer/6004245

Voit estää Googlen tietojen keräämisen ja tietojen käytön (evästeet ja IP-osoitteet) lataamalla ja asentamalla selaimen liitännäisohjelman, joka on saatavilla täältä: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en tai käyttämällä muuta mainosten- ja seurannanestotyökaluja.

Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia minulla on?

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen jenita.pernell@mainosreflex.fi

Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen jenita.pernell(at)mainosreflex.fi

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen jenita.pernell@mainosreflex.fi. Pyydämme sinua samalla mainitsemaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi sekä liittämään viestiisi passi-, ajokortti- tai muun henkilötodistuskopion, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi.

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Yhteystiedot:

Mainostoimisto Reflex Oy
Y-tunnus 0700247-1
Satakunnantie 31
20300 Turku
jenita.pernell@mainosreflex.fi

Päivitetty viimeksi 20.5.2018